オンラインコミュニケーションのポイント5つ（テキスト編）

キャリアカウンセラーの岸まゆみです。今日は前回の記事の続きです。
前回は、リモートワークを始めて4か月の私がオンラインコミュニケーションで困ったことをお伝えしました。

（前回の記事はこちら）
オンラインコミュニケーションの難しさ～リモートワークを4か月行って感じたこと～

本日は、そんな私がテキストでのオンラインコミュニケーションにおいて心がけている5つのポイントをご紹介します。

普段、あなたもLINEやメールなど、テキストでのコミュニケーションを行っているのではないでしょうか？今回お伝えすることは、仕事の場面だけでなく、日常生活にも活かせる内容です。ぜひ、ご自身が心がけていることも思い返しながら読んでみてください。

1. 受信する相手の気持ちを考える
2. 送る前に、一度読み返して考える
3. 感謝の気持ちを伝える
4. 肯定的な言葉を伝える
5. 送る時間を考慮する
6. 最後に
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受信する相手の気持ちを考える

文字だけのコミュニケ―ションは、誤解が生じやすいです。要件だけ送ってこられると、なんだか冷たく感じたりするんですよね。受け取る側は相手の声のトーンや表情が見えないし、どのような背景・意図があって送ってこられているのかが分かりません。

そこで私が気を付けているのは、「送る相手の気持ちを考え、相手の人が分かるように書く」ということ。当たり前と思われるかも知れませんが、相手を思いやる気持ちをテキストに載せているかどうかで、相手の受け取り方も変わると思います。

送る前に、一度読み返して考える

衝動的に送ってしまうと打ち間違いをしたり、無意識に相手を傷つけてしまったりする可能性があります。そのため、テキストで連絡する際は、送信ボタンを押す前に一度、自分が書いた文章を読み返すようにしています。自分で書いた文章も、客観的に見てみると、「あれ？ここの部分の表現がおかしいな」「同じことを2回言っているな」などの間違いに気づくものです。

感謝の気持ちを伝える

私は、メール等で連絡をいただいた際、必ず最初に「ありがとうございます」という言葉を伝えるようにしています。例えば、時間をかけて作成した資料の確認依頼をメールやチャットで送付した後に、「〇〇の部分、修正してください」という返信が来たらどのように感じますか？何とも思わない人もいるかも知れませんが、私だったら、一生懸命時間をかけて作成したのにダメ出しされたと思ってしまいます。このような場合、指摘をする前に「作成ありがとう」という感謝の言葉が１つでももらえると、あまり嫌な気持ちにはなりません。

肯定的な言葉を伝える

テキストで指摘や修正指示をしなければならない場面においては、ダメなところだけを伝えるのではなく、良いところも合わせて伝えるように心がけています。「〇〇の部分がこのような理由で良いですね」と肯定的なコメントもあると、指摘の部分も受け入れやすいのではないでしょうか。
そして、万が一相手を嫌な気分にしてしまったと分かった時は、素直に謝って、正直な気持ちを伝えるようにしています。

送る時間を考慮する

私は社内外問わず、緊急時以外は深夜や早朝にメールやチャットでの連絡を控えています。受け取り手の視点に立つと、業務時間内しかパソコンを開かないので問題ないという方もいるかも知れません。しかし、もし自分が連絡した相手が携帯での通知を常時オンにしている場合などは、相手の生活の邪魔をしてしまうかもしれません。届いたメッセージはいつでも確認できるし、受信したくない時間は通知オフにすればよいとはいえ、受け取る相手への配慮は大切だと思います。

最後に

本日はテキストでのオンラインコミュニケーションにおいて、私が普段意識していることをお伝えさせていただきましたが、いかがでしたか？

相手の顔が見えていないからこそ、相手を思いやったコミュニケーションを心がけていきたいですね。

次回は、私が音声・ビデオでのオンラインコミュニケーションで心がけているポイントをお伝えしたいと思います。

投稿者プロフィール

岸まゆみキャリアカウンセラー

2010年より介護サービス企業の法務に10年間携わり、マネジメントも経験。自分がカウンセリングを受けて気持ちが楽になったことからカウンセラーになることを決意。2020年より生活保護受給者の就労支援カウンセラーとして従事した後、2021年10月にキャリアブリッジへ入社。2021年よりフリーのキャリアカウンセラーとしても活動中。