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オンラインコミュニケーションのポイント5つ（音声・ビデオ編）

オンラインコミュニケーションのポイント5つ（音声・ビデオ編）

キャリアカウンセラーの岸まゆみです。
今日は前回の記事の続きです。
前回は、リモートワークを始めて4か月になる私が、テキストでのオンラインコミュニケーションにおいて心がけていることをお伝えしました。

（前回の記事はこちら）
オンラインコミュニケーションのポイント5つ（テキスト編）

本日は、私が音声・ビデオによるオンラインコミュニケーションにおいて心がけている5つのポイントをご紹介します。

目次

要件を丁寧に伝える

「あれ、どうなりました？」「〇〇の件って大丈夫ですか？」というように、ざっくりした聞き方をされる方を見受けますが、「あれ」「〇〇の件」では、どの仕事のどのような話なのかが分かりません。そして、「どうなった」「大丈夫」という表現も曖昧で、何を確認したいのかが不明確です。

このようなやりとりが当たり前になっていると、お互いに伝えたつもり・理解したつもりになってしまい、後からトラブルになることもあると思います。詳しい説明をしなくても伝わる相手だからこそ、私は要件を省略せず、どの仕事のどの内容に関してどうなのか、1つ1つ丁寧に伝えるようにしています。

話す量のバランスに気を付ける

1対1のオンラインコミュニケーションの場においては、一方的に自分が話しすぎたり、相手ばかりに話してもらってずっとこちらは黙っていたりすることがないよう、お互いの話す量のバランスに気を付けています。一方がもう一方の人に仕事を教える場合など状況によっては一概にこれが良いとは言い切れませんが、オンラインとは言え「対話」なので、どちらか一方が話過ぎていると会話が成り立たないと思うのです。

理解したことが間違っていないかを確認する

相手の話はしっかりと聴くことを意識しています。仕事で次に何をすれば良いのかという業務のことだけでなく、相手の意見や気持ちにもしっかりと耳を傾けます。

そして、相手から聞いたことを勝手に解釈せず、「〇〇さんがおっしゃったのは、こういうことですか？「このように理解しましたが、合っていますか？」と確認するようにしています。こうすることで、言ったことが伝わっていないという誤解が生じにくくなり、信頼関係を築きやすいと思います

相手の変化で気になることがあれば聞く

ビデオ会議の際に相手の顔色の悪さや表情の暗さを感じた際は、「顔色が良くないように見えるけど、何かありましたか？」のように、聞くようにしています。もしかしたらカメラの具合で顔が暗くなっているだけかも知れませんが、もしかすると相手は体調が悪いかも知れません。実際に合っていれば、なんとなくいつもと違う雰囲気という「なんとなく」に気づきやすいのですが、オンラインになるとはっきりと分からないものです。そのため、こちらから聞くことで話すきっかけを提供することはできると思います。

また、音声のみのコミュニケーションの場合は顔色や表情が見えませんが、声のトーンをしっかり聴いていると変化に気づくことができます。「いつもと違うかも？」と思ったら相手に聞いてみるようにしています。特に問題がない場合でも、会話のきっかけになります。

接続環境や雑音に注意する

例えば、インターネット環境が悪い場合、ＷＥＢミーティングの際に画面が止まったり音が聞こえにくくなったりすることがあります。そうなると相手にはストレスとなるため、インターネットの接続環境はいつも良い状態にしておくよう配慮することもマナーの1つだと思います。よくＷＥＢミーティング時にフリーズしてしまう方は、一度接続環境の見直しをお勧めします。

また、ＷＥＢミーティングの際に家族が近くにいる場合など、マイクが生活音を拾ってしまうことがあります。そのため、生活音が入ってしまう場合、マイクをミュート（消音）にしておき、話す時だけミュート解除するという方式を取っています。こちらは気になっていなくても、ＷＥＢミーティング中の他者の生活音はノイズでしかありません。自分のマイクが雑音を拾っていたとしても、それを毎回指摘してもらえる訳ではないので、自分が最大限に配慮するのが礼儀だと思います。状況によるかと思いますが、できるだけ相手にとって不快な音を発さないようにしたいですね。

最後に

本日は音声・ビデオでのオンラインコミュニケーションにおいて、私が普段意識していることをお伝えさせていただきましたが、いかがでしたか？
この記事を書いてみて思ったのですが、オンラインコミュニケーションにおいても、注意すべき点は基本的に対面でのコミュニケーションと同じですね

直接会って話している時とは違い、話すタイミングや場の空気がつかみにくいからこそ、今後も丁寧なオンラインコミュニケーションを心がけていきたいと思います。

投稿者プロフィール

岸まゆみ
岸まゆみキャリアカウンセラー
2010年より介護サービス企業の法務に10年間携わり、マネジメントも経験。自分がカウンセリングを受けて気持ちが楽になったことからカウンセラーになることを決意。2020年より生活保護受給者の就労支援カウンセラーとして従事した後、2021年10月にキャリアブリッジへ入社。2021年よりフリーのキャリアカウンセラーとしても活動中。